Collegiale visitatie, een sympathiek en krachtig instrument -2-

En opnieuw kan het primair onderwijs ook hier weer leren van de ervaringen in het voortgezet onderwijs.

Een goede visitatie staat of valt met de kwaliteit van de visitatoren. Veel projectorganisaties hebben uit ervaring geleerd dat niet iedereen die zich aandient als lid van een visitatiecommissie die rol goed kan vervullen. Soms beslist een bevoegd orgaan (bijvoorbeeld de directeur of clusterdirecteur) of de betreffende persoon geschikt is om als visitator op te treden. Het komt voor dat de projectorganisatie (op basis van teleurstellende ervaringen) adviseert om een bepaalde medewerker niet meer aan te stellen als visitator.

Het is niet ongebruikelijk dat het voorzitterschap van de visitatiecommissie binnen een project wordt gelegd bij een of enkele personen. Bij de voorzitter berust een belangrijke taak, met name als het gaat om de kwaliteit van het proces. Het proces is bij visitaties immers het product!

Het dagschema geeft de visitatiecommissie ongeveer 45 minuten tijd om eerste conclusies te formuleren. De voorzitter realiseert zich dat dit krap is. Dat wordt hard werken. Hij vraagt alle leden van de visitatiecommissie om in stilte in vijf minuten op te schrijven wat ze vandaag aan de school willen meegeven. Na vijf minuten vraagt de voorzitter de leden om de beurt te vertellen wat ze hebben opgeschreven. Het is niet toegestaan om op dat moment op elkaar te reageren. Om tijd te besparen worden doublures weggelaten. En dan blijkt dat het gras al voor de voeten van het laatste commissielid is weggemaaid. Des te beter, want dit impliceert dat de commissieleden het met elkaar eens zijn. Bovendien levert dit tijdwinst op. Waren de boodschappen van de commissieleden erg verschillend of tegenstrijdig geweest, dan was het nodig geweest om uitgebreider met elkaar in gesprek te gaan. De voorzitter verwerkt alle individuele boodschappen van de commissieleden in een samenhangend geheel.

 

In verschillende projecten in het voortgezet onderwijs zijn commissieleden verplicht om van tevoren een scholing te volgen, die of door de projectorganisatie zelf wordt gegeven of wordt ingehuurd. Het is daarbij belangrijk dat de beoogde commissieleden niet alleen worden voorbereid op het optreden als visitator en/of lesbezoeker, maar dat tevens leren te doen in de sfeer en opzet van het betreffende project.

 

“De harde regel is: wie niet heeft deelgenomen aan de cursus kan geen visitator worden” aldus een voorzitter in het voortgezet onderwijs.

Ook zijn er projecten die een externe persoon uitnodigen om zitting te nemen in de visitatiecommissie. Zij hebben hiermee goede ervaringen. De inbreng van het externe lid verruimt de blik van de commissie, die soms teveel is gericht op herkenning, op wat overeenkomt met de situatie op de eigen school.

• Begin en eindig de panelgesprekken op tijd.
• Ga met de gespreksdeelnemers aan tafels zitten, die zijn opgesteld in een carré. Zorg ervoor dat de commissieleden en panelleden niet nadrukkelijk ‘tegenover elkaar’ zitten.
• De voorzitter opent het gesprek, leidt het gesprek en rondt het af. Hij/zij bewaakt de kwaliteit en de integriteit van de vragen die de vragensteller (een commissielid die in dat panel het voortouw heeft) stelt.
• De voorzitter begint het gesprek door te schetsen wat er in het panelgesprek staat te gebeuren:
- Een korte voorstelronde.
- De voorzitter verwoordt het doel van het gesprek.
- De vragensteller stelt vragen aan het panel.
- Panelleden krijgen gelegenheid (relevante) punten in te brengen, die nog niet ter sprake zijn geweest.
- De voorzitter vat aan het slot van het panelgesprek het besprokene samen en vraagt of deze samenvatting een getrouwe weergave is van het gesprek zodat geconstateerd kan worden dat de commissie het panel goed heeft begrepen.

Een visitatieproject dat zichzelf serieus neemt, investeert in een goed secretariaat. Het secretariaat ‘draagt’ het project, is het vaste punt in de projectorganisatie, het centrum ervan. Een goed secretariaat garandeert continuïteit en kwaliteit.
Het secretariaat doet beduidend meer dan het uitvoeren van secretariële werkzaamheden, zoals afspraken plannen en stukken verspreiden. Personen die het secretariaat van visitatieprojecten uitvoeren, beschikken over de inhoudelijke deskundig op het gebied van onderwijs die nodig is om een goed rapport te schrijven. Zij hebben vaak jarenlang deel uitgemaakt van een staf, een schoolleiding of hebben in het onderwijs gefunctioneerd op een vergelijkbaar niveau.

Een goed functionerend secretariaat draagt zorg voor:
• Goede draaiboeken, formats en protocollen.
• Goede voorlichting aan de te visiteren school en aan de visitatiecommissie.
• Goede visitatierapporten.
• Een goede logistiek en planning.
• De samenstelling van deskundige visitatiecommissies.

Omdat veel projecten het belang van een goed en deskundig secretariaat onderkennen, worden vaak gekwalificeerde functionarissen aangesteld, die hiervoor geheel of gedeeltelijk zijn vrijgesteld. Zij zijn ‘de dragers’ van de kwaliteit van het project en bewaken de kwaliteit van het proces.

Tja, als ‘het proces het product is’, en bij visitaties is dat het geval, dan komt het proces nauwkeurig! Als de belangrijke kwaliteitseisen van het proces als geheel kunnen worden genoemd:

• Veiligheid. Om maximale openheid te realiseren, is veiligheid van groot belang. Iedereen moet kunnen zeggen wat hij of zij kwijt wil zonder daar achteraf op aangesproken te worden. 
• Eigenaarschap: de school is opdrachtgever en dat geldt voor alle betrokkenen in de gevisiteerde school.
• Goede organisatie: een sterk en soms streng secretariaat, gesteund door het bestuur, een goed uitgelijnd draaiboek en de discipline om je daaraan te houden.
• Draagvlak bij het bestuur: de kosten zijn zichtbaar gemaakt, bestuurders hakken belangrijke knopen door.
• Evaluaties: eigenlijk doorlopend, tijdens en na iedere visitatie opnieuw én aan het eind.
• Duidelijkheid: benoem als commissie wat je aantreft, ook ongrijpbare zaken als sfeer en cultuur. Wees zo expliciet mogelijk.
• Adaptief: sluit aan bij de behoefte van de school. Dit is de basis van eigenaarschap en succesvolle schoolontwikkeling.
• De school is aan zet: en dus zegt ook een mindere zelfevaluatie of rommelige organisatie van de dag iets over de school.
• Geen nazorg: klaar is klaar. Visitatie is geen consultancy of schoolbegeleiding. Het is een spiegel die wordt voorgehouden en een advies naar aanleiding van de vraag van de school. Houdt het daarbij.

Tips voor de presentatie van de eerste conclusies
• Beperk je tot de hoofdpunten.
• Wees eerlijk: maak het niet mooier dan het is, durf onderbouwde kritiek te uiten.
• Geef complimenten voor wat goed gaat.
• Benut deze gelegenheid om de school (schoolleiding, panelleden, ondersteunend personeel, leerlingen) te bedanken voor de gastvrijheid en voor hun inbreng vandaag en in de voorbereiding.
• Maak duidelijk dat het rapport meer zal bevatten dan wat nu wordt gepresenteerd.
• Geef geen gelegenheid voor vragen stellen.
• Ga niet in discussie.
• Scheid het zakelijke en het persoonlijke. Als commissieleden na afloop worden uitgenodigd om nog wat met elkaar te drinken, laten zij het na om hier persoonlijke bevindingen en conclusies te uiten. Liefst wordt zelfs voor deze uitnodiging bedankt.
• Kondig aan wanneer het advies/rapport zal verschijnen.

Scholen noemen zichzelf graag lerende organisaties. Daar past aandacht voor evaluatie bij. Samenwerkende scholen in visitatieprojecten leren van elkaar als gevolg van de onderlinge visitaties. Daarom is het belangrijk om niet alleen te kijken naar wat de visitatiecommissie voor de schoolontwikkeling kan betekenen, maar is het ook nuttig om stil te staan bij de bijdrage van de visitatie aan professionele ontwikkeling van de leden van de visitatiecommissie. Aldus ontstaat in visitatieprojecten evaluatie op drie niveaus:
- Dat van de gevisiteerde school.
- Dat van de visitatiecommissie.
- Dat van het visitatieproject.

 

Scholen zijn meestal zeer tevreden over de opbrengst van de visitatie. Veelgehoorde ervaringen van gevisiteerde scholen zijn:
• De visitatie was een steun in de rug.
• De visitatie leverde een welkome correctie op door buitenstaanders.
• De visitatie levert nieuw inzicht op over de eigen school.
• De visitatie spiegelt de eigen beelden van de school en bevestigt.
• De visitatie dwingt tot evaluatie en een kritische blik op ons eigen functioneren.

 

Interessant is ook dat veel leden van visitatiecommissies zich al doende realiseren dat “een advies aan mijn collega tegelijkertijd een appel op mijzelf is”. Veelgehoorde leerervaringen aan de zijde van visitatoren zijn:
• Relativering van eigen gedrag: het kan dus ook anders.
• Goede vragen stellen is lastig, lastiger dan werd gedacht.
• Troost: de problematiek bij anderen is herkenbaar, ook ik worstel hiermee.
• Ik neem er ideeën van mee.
• Je wordt met de neus op de feiten gedrukt: confronterend.
• Verandering kost tijd, dáár maar ook in mijn eigen school.
• Je moet de boodschap blijven herhalen; een keer iets zeggen of opschrijven is niet voldoende.

 

Ook op projectniveau is er behoefte om te leren van de ervaringen. Vandaar dat visitatieprojecten veel aandacht besteden aan de evaluatie van de visitaties (per visitatie en per cyclus van visitaties). Ze staan stil bij vragen als: doen we het goed zo? Kan het beter? Zo ja, op welke punten? En wat moeten we anders doen?
De evaluaties leveren veel interessante waarnemingen en conclusies op en worden betrokken bij de documenten en procedures in de volgende cyclus van visitaties.

• Breng een duidelijke scheiding aan tussen het proces en de inhoud.
• Breng een duidelijke scheiding aan tussen de verslagen van de panelgesprekken en de oordelen van de commissie.
• Breng een duidelijke scheiding aan tussen bevindingen/conclusies en aanbevelingen/adviezen.
• Schrijf zo feitelijk mogelijk. Vermijd ‘vage’ terminologie en woorden die onjuiste associaties oproepen.
• Gebruik steeds bepaalde sleutelwoorden, bijvoorbeeld de commissie constateert, de commissie stelt vast, een lid van het panel bevestigt, een lid ontkent, vult aan.

In deze twee artikelen hebben we naar visitaties gekeken vanuit de bijdragen die dit instrument kan leveren voor schoolontwikkeling. Visitaties sluiten goed aan bij de interscholaire peer reviews die in het Actieplan Leraar 2020 zo prominent genoemd worden.

We herinneren aan de opmerking die eerder werd gemaakt aan het begin van het eerste artikel: visitaties zijn ook zeer goed inzetbaar voor organisatievraagstukken, de evaluatie van implementatieprocessen en vergelijkbare processen. Het is een methodiek die, indien met de nodige zorgvuldigheid omgeven, een diep doordringende effect op de organisatie/school kan hebben.
Soms is dat nodig.  

 

Samenvatting